所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳遞給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過(guò)程。著(zhù)名組織管理學(xué)家巴納德認為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現共同目標的手段”。 

 

 

在項目管理中，專(zhuān)門(mén)將溝通管理作為一個(gè)知識領(lǐng)域，PMBOOK中也建議項目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上，可見(jiàn)溝通在項目中的重要性。多數人理解的溝通，就是善于表達，能說(shuō)、會(huì )說(shuō)。然而項目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多的是對溝通的管理。

 

項目溝通管理具體內容

 

 

1、確定溝通目標：項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在項目啟動(dòng)時(shí)，就要識別所有的項目干系人。以及不同人的不同信息需求，不同人所得到信息拿出來(lái)共享交流。

 

2、制定溝通計劃：溝通對象，需要的信息，信息發(fā)布頻率等都要確定好。

 

3、執行溝通計劃：看上去很簡(jiǎn)單，每個(gè)項目都可以依模式套用，但實(shí)際上很多項目在執行中都會(huì )出現溝通問(wèn)題。

 

4、執行過(guò)程溝通：可采用多途徑多方式的溝通，例如：正式（報告、備忘錄、項目例會(huì )、簡(jiǎn)報）；非正式（電子郵件、電話(huà)、即興討論）等。整個(gè)項目生命周期要審查：誰(shuí)、什么時(shí)候、通過(guò)什么形式、需要什么信息、如何存儲和檢索信息。

 

5、問(wèn)題溝通：在問(wèn)題出現時(shí)，將問(wèn)題表達得準確、清晰、簡(jiǎn)潔是進(jìn)行有效溝通的前提，解決問(wèn)題的各方進(jìn)行必要的溝通，以對解決問(wèn)題達成共識?？尚纬蓡?wèn)題日志用于記錄和監督問(wèn)題的解決進(jìn)度。問(wèn)題描述、責任人、解決時(shí)間等用來(lái)促進(jìn)溝通。

 

6、里程碑溝通：本階段里程碑匯報、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度情況和已發(fā)生的成本。未完成的需要進(jìn)行調整，采取行動(dòng)和開(kāi)展干預，生成變更請求，還可梳理下階段工作重點(diǎn)等。

 

7、項目總結溝通：項目整個(gè)生命周期的總結，過(guò)程資產(chǎn)的提交，經(jīng)驗教訓的分享。

 

 

項目管理有效的溝通和作用

 

 

管理學(xué)中的“溝通漏斗”理論，相信大家并不陌生，這個(gè)理論說(shuō)的是：假設你想表達的內容是100%，但與團隊成員溝通的時(shí)候卻只能講出80%，因為場(chǎng)所干擾、分神等原因，對方聽(tīng)到的最多只是60%，能聽(tīng)懂的部分只有40%，真到執行時(shí)就只剩下20%了。三個(gè)月后，信息衰減得有可能只有5%！

 

 

 

“溝通漏斗”呈現的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，在工作中團隊溝通效率下降的一種現象。在一個(gè)團隊中，當我們的指令就像手中所握的沙子般漏出的時(shí)候，最后的執行能好嗎？答案顯而易見(jiàn)。為了克服“溝通漏斗”，降低信息在傳遞過(guò)程中的損耗，提高執行效率，可參考以下五點(diǎn)建議。

 

1、要點(diǎn)總結，表達到位

 

每一個(gè)任務(wù)、目標、計劃與指令都是有其要點(diǎn)的，我們要在與團隊成員溝通前，清楚這些要點(diǎn)，并在溝通中把要點(diǎn)講清楚。比如這項任務(wù)我們要達到什么樣的效果，具體要做哪些方面，可能會(huì )出現什么問(wèn)題等等，這些要點(diǎn)都需要提前成形，溝通清楚。

 

2、工作記錄，聆聽(tīng)到位

 

在實(shí)際工作中，往往是領(lǐng)導滔滔不絕地講了一大通，下屬能聽(tīng)懂的內容已經(jīng)漏掉了一部分。當然這其中有多方面原因，比如外界的一些干擾，下屬因為資歷、理解能力、知識面及技能的局限性，不能完全聽(tīng)懂。這時(shí)，管理者應該直擊問(wèn)題的核心，將大而全的工作安排變?yōu)榫鴾?，同時(shí)，下屬也可以通過(guò)記錄筆記化繁為簡(jiǎn)，記住更多的內容。

 

3、提問(wèn)討論，理解到位

 

聽(tīng)到60%，但是理解只有40%？聽(tīng)不懂漏掉的20%怎么辦？我們可以通過(guò)提問(wèn)、討論的方式解決?？梢袁F場(chǎng)討論，也可以通過(guò)wedo溝通工具、微信群組、即時(shí)通訊工具群聊討論，減少溝通層級，發(fā)出各種聲音。通過(guò)討論，明確要點(diǎn)、闡明要求，團隊成員才能正確的執行。

 

4、監督跟蹤，執行到位

 

所有的溝通最終都要落實(shí)到行動(dòng)上，工作效率的高低是衡量溝通效果的唯一標準。這就需要我們在工作中，加強對管理事項的日常督查并使之形成制度化、常態(tài)化，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)查原因、定措施，使整個(gè)團隊的工作循著(zhù)既定的目標前進(jìn)。

 

5、反復溝通，認識到位

 

有些管理者認為某事已經(jīng)講過(guò)了，就沒(méi)有更多溝通的必要了，殊不知多種形式的反復溝通，更利于統一認識，將指令及計劃的相關(guān)重點(diǎn)深入到團隊成員的內心。

 

項目溝通管理易犯錯誤

 

 

1、“我以為”的錯誤：以為溝通過(guò)，別人就清楚了；以為沒(méi)有反饋，就是沒(méi)有意見(jiàn)了。特別是跨部門(mén)的溝通，無(wú)論是口頭還是書(shū)面，更是要注意雙方是否理解一致。有時(shí)候太過(guò)主觀(guān)，認為有些東西不說(shuō)，對方也是知道自己的想法與立場(chǎng)，每個(gè)人想法不同，不可能完全猜到對方的心思，只有及時(shí)溝通，才能取得好的成效。

 

 

 2、不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項目經(jīng)理在職能上，一般比部門(mén)經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現項目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門(mén)經(jīng)理溝通。特別是對跨部門(mén)的較為復雜的項目中，項目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層， 就項目問(wèn)題與高層進(jìn)行直接溝通?？赡苡胁糠猪椖拷?jīng)理是擔心不知如何與高層溝通，因為高層的思維是較發(fā)散和概要的，如果是談解決方案等細節問(wèn)題，估計很難交流，這里也要求項目經(jīng)理要對問(wèn)題有很好的抽象歸類(lèi)能力。

 

  3、沒(méi)有提前計劃溝通好，造成等人局面：經(jīng)常出現這樣的時(shí)候，要確定某個(gè)事項，需要幾個(gè)負責人參加，但因為沒(méi)有提前計劃，到時(shí)約不到人，結果推遲等待，無(wú)謂的增長(cháng)滯后時(shí)間。實(shí)際上，對于難度較大的，至少要提前兩周計劃好，預約好相關(guān)人員。

 

項目溝通管理克服辦法

 

 

 1、合理地選擇溝通方式和環(huán)境

 

可根據溝通的內容判斷場(chǎng)所的大小、是否需要各種必要的設備（投影儀、麥克風(fēng)、視訊軟件等）、確保溝通場(chǎng)所無(wú)噪音及干擾物。

 

 2、正確地安排溝通次序和時(shí)間

 

例如：項目需調研多部門(mén)客戶(hù)需求時(shí)，應考慮溝通的順序，時(shí)間的安排，合理的處理將消除項目管理中的人為障礙。

 

 

 3、適時(shí)地營(yíng)造溝通的氛圍

 

在項目溝通的開(kāi)始，就要營(yíng)造一種保障溝通順利進(jìn)行的友好氛圍。調整角色，實(shí)現零距離溝通，營(yíng)造信任的氣氛，換位思考，互動(dòng)交流。

 

 4、不能進(jìn)行超范圍的溝通活動(dòng)

 

明確本次溝通的原因、目的、遇到的問(wèn)題、需要的幫助等。不跑題、不延伸。

 

 5、充分運用信息反饋

 

充分運用信息反饋是指在溝通過(guò)程中， 信息的接受者向信息發(fā)起者做出回應的行為。雙方可以以提問(wèn)、回答的語(yǔ)言形式，也可以用表情、動(dòng)作等非語(yǔ)言形式。多次的聆聽(tīng)與交流，有利于減少障礙和誤解的產(chǎn)生，能夠及時(shí)地反饋?lái)椖窟M(jìn)行過(guò)程中的問(wèn)題與風(fēng)險。

 

項目溝通管理的必要及時(shí)原則

 

 

溝通管理也是要付出代價(jià)的， 如果因過(guò)度的溝通工作或繁雜的文檔規定使項目管理工作效率低下，那將是得不償失的。因此，溝通工作的時(shí)機與頻率的把握至關(guān)重要，一切要以必要原則為準繩，在項目關(guān)鍵環(huán)節工作結束、出現問(wèn)題時(shí)、統一目標時(shí)等必要問(wèn)題的時(shí)間開(kāi)展。信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項目得到順利進(jìn)行，溝通的及時(shí)可以使項目中出現的問(wèn)題盡快得到解決，項目得以持續進(jìn)行，這也是關(guān)系項目目標能夠實(shí)現的重要保障。通過(guò)大量的信息溝通，找出項目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題，制訂政策并控制評價(jià)結果，以確保項目的順利交付。